Un tiers de confiance numérique qui garantit que vos prestataires et leurs équipes sont en règle
Déléguez à Othentis le contrôle continu de la conformité de vos prestataires et de leurs collaborateurs
Sous-traitance, services, externalisation, intérim : un même enjeu de vigilance
Que vous soyez une PME, une ETI ou un grand groupe, vous travaillez forcément avec des prestataires.
Ces partenaires prennent plusieurs formes :
- des sous-traitants, que vous missionnez pour réaliser une partie de votre activité lorsque vous n’avez pas les compétences spécifiques ou le personnel suffisant ;
- des prestataires de service, qui interviennent régulièrement dans votre entreprise pour des missions récurrentes (maintenance, nettoyage, sécurité, services techniques, etc.) ;
- des prestataires auxquels vous externalisez une fonction entière, comme la comptabilité, la paie, les ressources humaines ou l’informatique ;
- des sociétés d’intérim, qui vous apportent un renfort ponctuel en personnel ou un savoir-faire spécifique.
Dans tous les cas, chaque collaboration engage votre responsabilité. Vous devez vérifier que les entreprises sont en règle administrativement et, pour aller plus loin, que les collaborateurs qu’elles envoient disposent bien de leurs autorisations, habilitations ou formations.
Plus vous avez de prestataires à gérer, plus la tâche devient lourde : pour une petite structure, quelques vérifications suffisent déjà à consommer un temps précieux ; pour une ETI ou un grand groupe, ce sont des dizaines, parfois des centaines de documents à suivre, relancer, classer et actualiser en permanence.
Et c’est là que naît un arbitrage incontournable :
soit vous contrôlez chaque détail en dédiant des ressources internes importantes ;
soit vous réduisez le niveau de suivi, au risque de vous éloigner de vos propres valeurs en matière de responsabilité sociétale, d’éthique et de transparence.
Un suivi essentiel… mais chronophage
Dans les faits, gérer la conformité de vos prestataires devient vite une mécanique lourde : il faut demander les documents à chaque entreprise, vérifier leur validité, relancer quand ils ne viennent pas, suivre les échéances, et recommencer à chaque nouvelle mission. À cela s’ajoute le contrôle des collaborateurs envoyés sur site, avec leurs photos, habilitations, cartes professionnelles, CV ou certificats de formation à collecter.
Résultat : vos équipes passent un temps considérable à gérer des tâches administratives répétitives, souvent avec des fichiers Excel ou des dossiers partagés qui finissent par se multiplier.
Dans beaucoup d’entreprises, ce suivi repose sur la vigilance individuelle et la bonne volonté de chacun, ce qui entraîne des oublis, des doublons et parfois un manque de visibilité globale.
Vous n’êtes pas sans savoir qu’en cas de manquement, la loi prévoit une obligation de vigilance du donneur d’ordre vis-à-vis de ses sous-traitants et prestataires. Autrement dit, même si vous ne commettez aucune fraude, vous pouvez être tenu responsable si vos partenaires ne sont pas en règle.
En réalité, la question n’est pas de savoir s’il faut contrôler, mais comment le faire efficacement : sans détourner vos équipes de leur cœur de métier, sans alourdir vos process, et sans renoncer pour autant à vos valeurs d’éthique, de transparence et de responsabilité sociétale.
Othentis : la solution clé en main pour vos obligations de vigilance
Avec Othentis Check, vous déléguez la conformité de vos prestataires et de leurs collaborateurs à un outil unique, pensé pour alléger vos équipes et sécuriser vos relations.
Le premier volet couvre le contrôle des entreprises partenaires : collecte automatisée des documents légaux (K-bis, Urssaf, assurances, fiscaux…), vérification en temps réel, relances programmées et archivage sécurisé. Vous savez en permanence si vos prestataires sont en règle, sans effort de suivi manuel.
Le second volet s’étend au contrôle des collaborateurs lorsque vos prestataires envoient des équipes sur vos sites ou chez vos clients. Photo d’identification, carte professionnelle, attestations de formation, lecture d’un livret de bonnes pratiques : chaque justificatif est collecté et validé directement dans l’application. Vous pouvez également configurer la collecte de tout document spécifique à vos besoins (RIB, attestations internes, certificats divers) ou soumettre des supports à signature électronique et à accusé de lecture (PDF, vidéos, images, livrets numériques).
Ces deux volets peuvent être utilisés séparément, si vos besoins se limitent au contrôle des sociétés ou des personnes, ou combinés pour sécuriser toute la chaîne, de l’administratif à l’opérationnel.
Bénéfice principal : vous assurez une conformité complète, sans mobiliser inutilement vos équipes. Vous gagnez du temps, réduisez les risques et démontrez vos engagements en matière de responsabilité sociétale et de transparence.
L’avantage ? Même une petite structure sans département juridique ou administratif dédié peut garantir une conformité sans faille avec cette solution. Le suivi est tellement simple qu’il peut être géré en marge d’un poste dynamique au sein de votre entreprise, que ce soit une assistante administrative ou une hôtesse d’accueil.
Pourquoi choisir Othentis ?
Nous avons conçu une solution qui s’adapte aux besoins des petites, moyennes et grandes entreprises, sans complexité technique ni coûts prohibitifs. Othentis fonctionne sur le principe d’une cotisation mensuelle accessible, pensée pour rester légère au regard de la valeur ajoutée qu’elle apporte : gain de temps, fluidité, conformité et sérénité pour vos équipes.
En adoptant Othentis, vous bénéficiez de :
- Simplicité d’usage : un outil intuitif, disponible sur web et mobile, utilisable immédiatement sans formation lourde.
- Automatisation intelligente : relances, vérifications et alertes sont gérées automatiquement, vous ne consacrez du temps qu’aux cas réellement bloquants.
- Modularité : activez uniquement le volet entreprises, le volet collaborateurs, ou combinez les deux selon vos priorités.
- Personnalisation : collectez les documents que vous jugez essentiels, soumettez des supports à signature ou accusé de lecture, créez vos propres questionnaires.
- Interopérabilité : connectez Othentis à vos outils habituels grâce à nos API, sans bouleverser vos process existants.
- Sécurité et traçabilité : vos documents sont archivés de manière sécurisée et opposable, pour vous protéger lors d’audits ou de contrôles.
Les fonctionnalités clés d’Othentis Check
Othentis Check couvre à la fois les entreprises de travaux (personnes morales) et leurs collaborateurs présents sur vos chantiers (personnes physiques).
Vous activez uniquement le périmètre qui vous concerne, ou combinez les deux pour sécuriser l’ensemble de votre chaîne de vigilance.
Check Entreprises
Check Collaborateurs
Les deux
Collecte automatisée
K-bis, Urssaf, assurances, fiscaux, LNSE
Photo d’identification, carte d’identité/de séjour, carte professionnelle, DPAE, attestations de formation,
Documents personnalisés (RIB, attestations internes, certificats divers)
Vérification en temps réel
Relances intelligentes
Preuve et consentement
Archivage sécurisé
Archivage probant des pièces légales
Archivage des justificatifs personnels conforme RGPD
Traçabilité centralisée, accessible immédiatement en cas d’audit ou d’arrêt de chantier
Interopérabilité
Interface web et mobile
Check Entreprises
Collecte automatisée
Vérification en temps réel
Relances intelligentes
Preuve et consentement
Archivage sécurisé
Interopérabilité
Interface web et mobile
Check Collaborateurs
Collecte automatisée
Vérification en temps réel
Relances intelligentes
Preuve et consentement
Archivage sécurisé
Interopérabilité
Interface web et mobile
Les deux
Collecte automatisée
Vérification en temps réel
Relances intelligentes
Preuve et consentement
Archivage sécurisé
Interopérabilité
Interface web et mobile
Une solution adaptée à tous les types d’entreprises
Selon le nombre d’entreprises à suivre, choisissez la formule qui correspond à votre réalité. Chaque abonnement peut couvrir :
Les entreprises vérifiées (conformité des documents légaux)
Micro
Idéal pour les TPE faisant intervenir quelques prestataires réguliers (contrôles des documents légaux de 15 entreprises maximum)
Standard
Idéal pour encadrer la conformité de plusieurs dizaines d’intervenants, avec centralisation des justificatifs, signatures et preuves de lecture (jusqu’à 60 entreprises et leurs collaborateurs).
Compact
Conçu pour les PME souhaitant encadrer la conformité de leurs fournisseurs et sous-traitants récurrents (jusqu’à 30 entreprises simultanément)
Majeur
Conçu pour suivre la conformité des équipes nombreuses et variées déployées sur plusieurs sites, en assurant un contrôle sur-mesure par client (jusqu’à 100 entreprises et leurs collaborateurs).
Les utilisateurs vérifiés (conformité sur mesure des collaborateurs intervenants)
Micro
Idéal pour les TPE faisant intervenir quelques prestataires réguliers (contrôles des documents légaux de 15 entreprises maximum)
Standard
Idéal pour encadrer la conformité de plusieurs dizaines d’intervenants, avec centralisation des justificatifs, signatures et preuves de lecture (jusqu’à 60 entreprises et leurs collaborateurs).
Compact
Conçu pour les PME souhaitant encadrer la conformité de leurs fournisseurs et sous-traitants récurrents (jusqu’à 30 entreprises simultanément)
Majeur
Conçu pour suivre la conformité des équipes nombreuses et variées déployées sur plusieurs sites, en assurant un contrôle sur-mesure par client (jusqu’à 100 entreprises et leurs collaborateurs).
ou les deux à la fois pour sécuriser l’ensemble de votre chaîne de sous-traitance
Comment ça marche ?
Exemple : un chantier accueille 15 entreprises simultanément et souhaite vérifier la conformité de 30 collaborateurs intervenants.
La formule Micro est la plus adaptée :
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- Forfait Micro (max 15 entreprises vérifiées)
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59 € HT/mois
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- Forfait Micro (accès collaborateurs vérifiés)
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59 € HT/mois
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- 30 collaborateurs x 1,50 €
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45 € HT/mois
Abonnement TOTAL 163 €HT/mois
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